Par Isabelle Godin

Si vous lisez ceci, c’est que l’improvisation vous tient à cœur. Je vais aussi présumer que vous avez déjà participer à un événement d’improvisation en tant que joueur, accompagnateur, coach, officiel ou même spectateur. Que ce soit un match d’un soir, une saison d’une ligue, ou un tournoi, il y a de la préparation derrière un tel événement. Le spectacle est peut-être improvisé, mais pour qu’il ait du succès, il doit y avoir une organisation solide en arrière-scène.

Ce n’est pas pour rien que chaque événement ou ligue compte au moins une personne qui est dite en charge. Que cette personne préfère le titre de coordonnateur (le masculin sera utilisé tout au long de l’article mais une personne de tout genre – masculin, féminin ou autre – peut très bien occuper ces rôles), ombudsman, organisateur ou même s’il s’agit d’un plein comité, chaque événement d’impro nécessite une bonne planification pour qu’on s’assure que tout le monde en ressorte satisfait.

En quoi consiste cette planification? La formule est plus ou moins la même selon qu’il s’agisse de l’organisation d’une ligue, d’un tournoi ou d’un match. Il faut d’abord avoir un lieu, une date et une heure. Il faut déterminer si on devra demander un frais à la porte pour récupérer des frais de location de locaux. Est-ce qu’on a accès à des bandes? À un système de son pour la musique et le micro? Est-ce qu’on fournit de l’équipement aux équipes et aux officiels ou est-ce que c’est chacun pour soi? Appelons cette étape celle de la logistique. Ces détails devraient être réglés dès le départ pour assurer un recrutement efficace de joueurs ou d’équipes et de pouvoir débuter la promotion de l’événement le plus rapidement possible. 

Suite à cela vient la planification du déroulement. Il existe mille et une façon de présenter de l’improvisation. Il faut déterminer ce qu’on veut offrir comme spectacle pour être clair lors du recrutement et ainsi éviter des surprises à nos joueurs et officiels. Est-ce un match classique? Deux ou trois périodes? Est-ce un format sans bandes du genre Whose Line Is It Anyway? Un impro-théâtre? Y aura-t-il des défis particuliers? Fixez-vous une idée et préparez-vous en conséquence. Pensez déjà aux questions que des joueurs pourraient vous poser pendant la phase de recrutement pour avoir toutes les réponses ou presque du départ. Trouvez un titre à votre événement et visualisez comment vous en ferez la promotion.

Vient ensuite l’étape du recrutement. Si on n’a pas de joueurs et d’officiels, le show n’ira pas bien loin. Ça peut être un appel ouvert, un camp d’entraînement ou sur invitation. Le plus vous aurez besoin de personnes (un seul match vs un plein tournoi) le plus vous devriez vous y prendre à l’avance pour avoir assez de monde pour toutes les positions à remplir. On peut même se servir des joueurs et/ou arbitres participants comme incitatif pour que le public se déplace. Il ne faut donc pas négliger de demander tôt à nos vedettes s’ils sont prêts à prendre part au jeu. 

Une fois que le recrutement est complété, vous avez tout entre vos mains pour passer à la promotion de l’événement. On peut avoir les meilleurs joueurs de la planète en jeu, si personne ne sait que cet événement a lieu, ce sera un flop monumental. La promotion semble très souvent être l’étape de planification qu’on met de côté. Il existe de nombreux moyen pour obtenir une bonne visibilité sans dépasser un budget. Les médias sociaux sont bien mais vous pouvez aussi approcher vos stations de radio communautaire pour une courte entrevue, imprimer quelques affiches tape-à-l’œil distribuées dans des endroits stratégiques et même rédiger un communiqué de presse (chercher des modèles en ligne, ce n’est vraiment pas compliqué à rédiger).

Chacune de ces étapes est cruciale pour que votre événement se déroule le mieux possible et pour prévenir tous problèmes facilement évitables. Est-ce qu’il arrive des imprévus? Bien sûr! Pratiquement tout le temps! Mais on peut aussi faire de la gestion de risques lorsqu’on planifie. Un joueur est malade ou a un empêchement? On a déjà des réservistes sur place. Le système de son nous lâche? On a accès à un technicien sur place ou on a un contact qui peut se déplacer rapidement pour régler le problème. On teste aussi tout ces dispositifs à l’avance pour qu’on ait le temps de fixer ces problèmes avant que le public arrive. Planifier pour le pire n’est pas une forme de paranoïa. C’est une partie intégrale de toute planification. Il faut garder en tête qu’on ne peut pas tout planifier et qu’il est possible que l’inattendu nous frappe de plein fouet. Dans ce cas, il est important de garder son calme et sa maîtrise de soi. Le public et les personnes non concernées par l’imprévu en question ne devraient pas ressentir que quelque chose va mal. The show must go on et l’important c’est que le public et les joueurs aient un bon temps peu importe quelle sorte de feu vous êtes en train d’éteindre en arrière-scène.

Maintenant la vraie question : Est-ce que c’est possible de tout faire à la dernière minute en improvisant au fur et à mesure? Oui, peu de choses sont impossibles à réaliser, mais à quel prix… Si on veut vivre du succès, il faut se donner le temps de bien faire les choses, autrement le public pourrait ne plus être au rendez-vous à votre prochain événement ou des joueurs décideront tout simplement de refuser lorsque l’invitation se présentera. Le plus préparé vous serez, le plus plaisant l’expérience sera pour tout le monde impliqué. En plus, vous serez moins rushé et pourrez aussi profiter pleinement de l’expérience et savourer votre succès en bout de ligne.

Sur ce, j’aimerais vous souhaiter bon succès dans les projets que vous entreprendrez. Je vous laisse sur ce proverbe espagnol : « L’homme bien préparé au combat est à moitié vainqueur. » Faites-en ce que vous voulez!

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