Par Isabelle Godin

Au sein d’une ligue, d’un tournoi, d’un comité ou même d’un match unique, l’improvisation fait appel à de nombreux bénévoles qui occupent plusieurs rôles. On peut immédiatement penser à l’équipe des officiels, mais ce serait une erreur de s’arrêter là. Nos bénévoles sont au cœur de la réussite de nos événements par leur engagement et leur attitude. Un bénévole dynamique à l’accueil d’un match pourrait convaincre des indécis de venir voir le spectacle à titre d’exemple. Avoir des bénévoles fidèles et engagés n’est pas sorcier, mais c’est l’affaire de tout le monde de s’assurer qu’ils se sentent valorisés et accueillis.

Soyez à leur écoute

La règle d’or pour bien traiter les bénévoles, c’est simplement de les impliquer dès le début, de les écouter et de leur faire confiance. Même des bénévoles qui n’ont jamais vraiment joué un rôle plus actif dans un match d’impro peuvent vous impressionner par les idées originales qu’ils peuvent pondre pour diversifier ou améliorer le spectacle. Si vous tenez des discussions philosophiques ou créatives, les inclure est chose facile et aidera à bâtir une relation de confiance dans laquelle ils se sentiront à l’aise de s’exprimer.

Une dernière raison pour être à leur écoute est pour assurer leur confort. Si un bénévole a un besoin particulier, par exemple ne peut pas rester debout pour de longues périodes ou a des restrictions alimentaires, c’est important pour l’organisation d’être au courant de ces besoins et de les respecter. Ça ne s’arrête pas là non plus. Il ne faut pas non plus oublier de leur accorder les pauses qui sont nécessaires à tous besoins humains. Si votre horaire est serré parce que vous avez beaucoup de matchs et/ou peu de bénévoles, considérez les nourrir sur place pour sauver du temps précieux et leur fournir l’énergie nécessaire à continuer la journée.

Ils font partie du groupe

C’est trop facile d’oublier d’inclure nos bénévoles dans les groupes de communication, les procédures normales de promotion ou aux activités d’équipe, de ligue ou d’événement. Ce n’est pas non plus assez de les inviter à y prendre part, ils doivent ressentir qu’on les veut là, que ce n’est pas par sentiment d’obligation.

C’est important aussi de leur offrir la chance d’indiquer leur préférence. L’organisation devrait établir une liste de tâches à accomplir et demander à ses bénévoles de les classer en ordre de préférence. Du départ, il faudra être honnête et ouvert, et clarifier qu’on ne pourra pas leur garantir leur premier choix en tout temps, mais si une rotation juste est mise en place, tout le monde devrait être satisfait. La transparence lorsque ça vient à créer un horaire de tâches est la clé du succès pour des bénévoles heureux.

Vos bénévoles doivent être inclus dans vos canaux de discussions pour qu’ils reçoivent les mêmes informations importantes que le reste des membres. Si vous prenez des photos d’équipes, pour des raisons promotionnelles ou comme souvenir, ils devraient évidemment être présents et inclus dans celles-ci. Si vous avez des chandails personnalisés, vous devriez leur offrir, à eux aussi, l’opportunité de s’en créer un. Si vous tenez un party ou faites une activité de team building, il n’y a pas pire moyen de les faire se sentir exclus que de les oublier. C’est surtout dans ces derniers cas où l’intention est toute aussi importante que l’action. Voici un petit scénario qui démontre cette nuance :

Un bénévole se joint à une conversation entre joueurs. Ceux-ci parlent du progrès qu’ils font sur leur costume d’Halloween en prévision du party qui approche. Le bénévole demande à quel party ils vont, à quoi ils répondent qu’un membre de l’équipe/ligue organise un party chez lui pour les membres. Le bénévole n’est manifestement pas au courant de ceci. L’hôte est interpellé pour lui demander si les bénévoles peuvent aussi venir au party, à quoi il répond de façon nonchalante quelque chose comme « ben oui là! ».

En principe, tout le monde a été invité donc tout est beau, non? Si vous vous êtes déjà retrouvé dans une situation comme celle-là, vous savez que c’est faux. Se faire inviter à la dernière minute pour un événement qui nécessite un certain degré de préparation n’est pas, pour ainsi dire, invitant. C’est presque pire que de ne pas être invité, car là, on se sent vraiment comme une arrière-pensée. Cette erreur, à elle seule, peut vous coûter de l’aide précieuse d’un bénévole qui ne sentira plus le désir de s’impliquer si c’est pour être traité de cette façon.

Reconnaître leurs accomplissements

Les bénévoles sont extrêmement importants, et cultiver de bonnes relations avec eux passe aussi par la reconnaissance. On n’a qu’un nombre limité d’heures par jour et le fait que quelqu’un décide de vous offrir de leur temps précieux ne devrait jamais être tenu pour acquis. Remerciez vos bénévoles souvent et de différentes façons. Ici aussi, soyez sincère et prenez le temps de le faire comme il faut. On ne coche pas simplement une case sur une checklist.

Offrir à vos bénévoles des collations, des objets promotionnels gratuits, des rafraîchissements, etc., ça peut aller loin dans la construction de bonnes relations. Pourquoi ne pas aussi les considérer lors de remises de prix (physique ou mention)? Vous pouvez créer un prix spécifique pour un bénévole émérite ou les considérer pour des prix classiques, comme Officiel du tournoi qui va habituellement à un arbitre. Les autres bénévoles pourraient aussi être admissibles. Il y a également le prix de Plombier, dont la définition est assez large, pour récompenser quelqu’un qui a offert un grand soutien à l’organisation de l’événement.

Vos bénévoles, comme tous les autres membres de votre organisation, peuvent facilement devenir des ambassadeurs de votre ligue, équipe, événement ou tournoi. Leur offrir un environnement sain, ouvert et accueillant les poussera à revenir et à encourager leurs amis à faire de même, assurant de la relève et de la rétention. Ne sous-estimez jamais combien il est facile de perdre la confiance et l’intérêt de ces membres essentiels, et traitez-les comme vous traiteriez vos « vedettes ».

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